¿Te has sentido alguna vez atrapado en una reunión interminable que no aporta nada a tu trabajo? ¿Has tenido que soportar la verborragia de algún jefe o compañero que se cree el centro del universo? ¿Has perdido la cuenta de las horas que has desperdiciado en charlas improductivas que podrían haberse resuelto con un simple correo electrónico? Si has respondido sí a alguna de estas preguntas, entonces sufres de lo que se ha dado en llamar «Reunionitis», o la tendencia a abusar de las reuniones en organizaciones empresariales.
Este es un mal que afecta a muchas empresas, y tiene consecuencias negativas tanto para los trabajadores como para los resultados. Por ejemplo:
- Pérdida de tiempo y dinero: Las reuniones innecesarias consumen recursos que podrían emplearse en tareas más productivas y rentables.
- Desmotivación y estrés: Los empleados se sienten frustrados y aburridos cuando tienen que asistir a reuniones que no les interesan o no les aportan nada. Esto genera climas laborales tensos y poco satisfactorios.
- Falta de comunicación y coordinación: Las reuniones excesivas pueden dificultar la comunicación y la coordinación entre los miembros de un equipo, ya que se pierde el foco de lo importante y se genera confusión y ruido.
- Baja calidad y creatividad: Las reuniones mal planificadas y ejecutadas pueden afectar negativamente a la calidad y la creatividad de los proyectos, porque se limita el espacio para el debate, el intercambio de ideas y la innovación.
Combate frontal
Para evitar caer en la reunionitis, es necesario aplicar algunos criterios y buenas prácticas a la hora de convocar y realizar las reuniones. Algunos consejos son:
- Definir el objetivo y la agenda de la reunión con claridad y anticipación: Es importante saber qué se quiere conseguir con la reunión, qué temas se van a tratar y cuánto tiempo se va a dedicar a cada uno.
- Invitar solo a las personas imprescindibles, los mejores para cada tema: Es mejor tener reuniones pequeñas y específicas que reuniones grandes y genéricas. Así se evita la dispersión y se facilita la participación.
- Establecer unas normas de funcionamiento: Es conveniente fijar reglas básicas para el desarrollo de la reunión; el respeto, la puntualidad, el uso del teléfono móvil, el turno de palabra, etc.
- Moderar y dinamizar la reunión: Es fundamental que haya una persona encargada de dirigir la reunión, de controlar el tiempo, de evitar las divagaciones, de resumir los puntos clave, de fomentar el diálogo, etc.
- Hacer un seguimiento y una evaluación de la reunión: Es imprescindible hacer un acta o un informe con las conclusiones, los acuerdos y las acciones derivadas de la reunión, así como solicitar feedback a los asistentes sobre el grado de satisfacción y utilidad de la misma.
Qué dice la Academia
Robert Sutton, profesor de comportamiento organizacional en la Universidad de Stanford, examinó la investigación sobre el tamaño del grupo y concluyó que las reuniones más productivas contienen únicamente de cinco a ocho personas. Afirma que hay un punto de inflexión más allá del cual la calidad de la conversación comienza a erosionarse. Y lo que pasa es:
- No hay tiempo suficiente para que todos participen en la conversación.
- Los ricos debates de ida y vuelta son reemplazados por comentarios superficiales.
- El intercambio de información y la puesta al día distraen la atención de cuestiones de mayor prioridad.
- La gente se vuelve más cautelosa y menos sincera.
- Los temas y decisiones difíciles no se incluyen en la agenda, sino que se tratan fuera de línea.
Además, los grupos más pequeños, ayudan a crear una sensación de intimidad que abre la puerta a una discusión significativa y sincera. Menos personas significan más tiempo para escuchar y considerar la perspectiva de cada miembro del equipo. La claridad y la franqueza aparecen más fácilmente. Lo mejor es:
- Ser cuidadoso con tu lista de invitados.
- Ser claro con tu equipo acerca de sus responsabilidades, tanto de los que asisten como de los que no.
- Medir el éxito de la reunión.
Mantener las reuniones con ocho personas o menos es un principio rector que te ayudará a ser más preciso sobre quién asiste, y para qué está ahí. Con una facilitación experta y buenas prácticas, es posible tener reuniones efectivas de veinte personas o más. Pero esa debería ser la excepción, no la regla. En última instancia, es posible que tengas menos personas en las reuniones, pero tu equipo (y tu empresa) se beneficiarán en su conjunto.
